RGPD : traitement des données personnelles collectées

Le traitement des Données Personnelles Collectés par AD’HOC RESEARCH respecte les principes généraux énoncés ci-après.

Information

En cas de contact direct entre AD’HOC RESEARCH et la personne interrogée, AD’HOC RESEARCH communique en amont à la personne interrogée l’objet de l’étude, la finalité des données collectées ainsi que les transmissions envisagées.

Les personnes sont informées que la participation à une enquête est purement volontaire et qu’elles ont la possibilité d’annuler leur participation à tout moment, y compris en cours d’étude. Elles sont informées qu’il ne s’agit pas d’une démarche commerciale ni de marketing ou de vente directe.

Finalité

Les données collectées répondant à un objectif précis, elles ne peuvent pas être réutilisées ensuite d’une manière qui soit incompatible avec la finalité pour laquelle elles avaient été précisément collectées.

Confidentialité

AD’HOC RESEARCH garantit que les données personnelles utilisées dans l’étude sont complètement protégées contre tout accès non autorisé et non divulguées sans le consentement express de la personne concernée.

AD’HOC RESEARCH se comporte toujours de manière éthique et ne fait rien qui puisse nuire à un répondant ou nuire à la réputation du métier d’études de marché.

Conformément au code de déontologie des organismes d’études, si l’étude est présentée comme anonyme, quel que soit le mode de recueil (enquête en face à face, par téléphone, par Internet), AD’HOC RESEARCH s’engage à ne pas divulguer au commanditaire de l’étude les données personnelles des participants sans avoir dûment obtenu leur consentement préalable.

Pour information, dans le cadre de nos études internationales, nous travaillons ponctuellement avec des sous-traitants locaux, tous membres ESOMAR comme nous, lesquels sont sélectionnés par nos soins (entre autres critères d’expérience, d’expertise et de qualité) sur leurs garanties en matière de protection des données. AD’HOC RESEARCH valide ainsi en amont auprès de ses fournisseurs leur politique RGPD. Ces fournisseurs ont la charge du recrutement et du recueil de l’information auprès des participants et sont donc amenés à collecter leurs données personnelles, y compris des données sensibles telles que la santé.

AD’HOC RESEARCH peut être amené à recevoir notamment des enregistrements vidéos et/ou audios, des carnets de consommation, des journaux d’activité complétés online, contenant parfois des Données à Caractère Personnel de type Nom/Adresse email/Coordonnées Postales.

Le cas échéant AD’HOC RESEARCH respectera ses procédures habituelles décrites dans la section Sécurité.

L’information sera communiquée et le consentement sera obtenu par les partenaires ainsi que décrit dans leur procédure RGPD.

AD’HOC RESEARCH, en tant que destinataire des enregistrements vidéos/audios ou autres documents, s’engage à les détruire dans le délai de 3 mois après la remise des résultats au client.

Sécurité

AD’HOC RESEARCH adopte des mesures de sécurité raisonnables afin de protéger les données en sa possession, selon les engagements suivants :

1. Nous hébergeons les Données Personnelles strictement au sein de l’Union Européenne.

2. Nous identifions et localisons les serveurs hébergeant les Données.

3. Nous prenons en compte, s’agissant de nos outils, applications ou services, les principes de protection des données dès la conception et de protection des données par défaut.

4. Nous garantissons la sécurité et la confidentialité des Données Personnelles qui nous sont confiées.

5. Nous limitons la collecte et/ou le traitement des Données Personnelles aux seules données adéquates et pertinentes pour l’étude.

6. Nous ne prenons aucune copie des Données Personnelles, à l’exception, le cas échéant, de celles nécessaires à l’exécution de nos prestations.

7. Nous n’utilisons pas les Données Personnelles pour des finalités autres que celles spécifiées pour le projet en objet.

8. Les Données Personnelles sont traitées exclusivement par l’équipe en charge du projet.

9. Nous ne divulguons pas les Données Personnelles à des tiers, qu’il s’agisse de personnes privées ou publiques, physiques ou morales.

10. Nous utilisons des techniques d’anonymisation pour protéger les Données Personnelles des répondants, lesquelles sont traitées de manière qu’il ne soit plus possible d’identifier la personne concernée. Toutes les Données Personnelles sont séparées des réponses données dans l’étude.

11. Nous assurons une étanchéité absolue entre les Données Personnelles, et toute autre donnée ou information dont on pourrait assurer le stockage ou qu’on pourrait traiter pour notre propre compte ou pour le compte de tout tiers, notamment d’autres clients.

12. Nous mettons en place un système de sauvegarde et de préservation de l’intégrité des Données Personnelles.

13. Nous veillons à ce que les personnes autorisées à traiter les Données Personnelles s’engagent à respecter la confidentialité. L’ensemble du personnel de AD’HOC RESEARCH est sensibilisé par un plan de formation et de communication (inséré au règlement intérieur de la société). Une clause de confidentialité stricte est insérée dans les contrats de chaque salarié ayant accès à des données personnelles.

Conservation des données

Les données personnelles ont une date de péremption. Nous fixons une durée de conservation raisonnable des données en fonction de l’étude que nous traitons. Généralement ce délai n’excède pas 3 mois après la fin de l’étude.

L’exercice des droits des personnes interrogées

Dans le cadre de nos études, les personnes interrogées disposent, conformément au Règlement Européen sur la Protection des Données, de droits sur leurs données : droit d’accès, de rectification, d’opposition, d’effacement, à la portabilité et à la limitation du traitement. Si elles souhaitent exercer ces droits, elles sont invitées à nous contacter par l’un des moyens suivants :

• sur notre formulaire internet disponible sur ce lien : lien formulaire  
• par email à l’adresse : dpo@adhocresearch.com
• par courrier postal à l’adresse : AD’HOC RESEARCH, 34 quai Charles de Gaulle – Cité internationale 69006 LYON – France